Durante febrero de 2025, la Facultad de Psicología (FPsico) de la Universidad de la República (Udelar) concretó la reubicación de las oficinas del área de Recursos Materiales. La iniciativa conllevó un esfuerzo conjunto de la dirección de División, el funcionariado de Recursos Materiales, Intendencia y Gestión Edilicia. El objetivo del cambio fue mejorar la forma de trabajo al ubicar a sus integrantes en un espacio cercano, lo que redundó en una agilización del trabajo y un mayor orden.

Estela Ortíz asumió como directora de División en la FPsico en 2021, luego de más de tres décadas de experiencia como directora del Departamento de Sueldos de Oficinas Centrales. En diálogo con el Prorrectorado de Gestión, Ortíz comentó que su llegada al servicio implicó muchos aprendizajes sobre cómo gestionar una facultad, ya que el trabajo es diferente en relación al de Oficinas Centrales.

Al asumir el cargo, identificó la necesidad de crear una dirección de Recursos Materiales que agrupara las áreas de Suministros, Compras y Archivo. Para eso, en julio de 2024 se concretó la contratación de una directora para liderar las tres secciones. A partir de ahí, comenzó un proceso de reorganización que incluyó un cambio significativo: la unificación física de las oficinas de Compras y Suministros, que hasta entonces funcionaban por separado, lo que dificultaba la operativa diaria. “El problema era que la directora estaba todo el tiempo yendo de un lado para el otro”, comentó, ya que las oficinas se encontraban lejos entre sí.

La solución fue vaciar un depósito de materiales contiguo a la oficina de Suministros y trasladaron esos insumos a otro lugar, reorganizándolos. Esto permitió juntar las dos oficinas. El nuevo espacio no solo resultó funcional, sino también agradable. Las y los trabajadores participaron activamente en el rediseño. “Desde Compras aceptaron enseguida, porque iban a estar más cómodos. Suministros iba a reducir su espacio, pero les encantó la luminosidad del lugar, se prendieron a la idea”, recordó.

La participación del equipo fue clave en el proceso. “Ellos intervinieron en todo. Empezaron a ver todas las etapas, cómo lo pintaban, eligieron un color para algunas de las paredes.  Después la arquitecta marcó un plano donde iba a ir cada uno, a ver qué les parecía, ellos movieron algunas cosas, se sintieron identificados y quedaron conformes”, destacó Ortíz.

Mejoras en el trabajo

La reorganización física trajo beneficios concretos para el equipo y su desempeño. “El departamento ahora tiene todo Suministros y Compras separado solo por una puerta”, indicó Ortiz. Tras un mes de evaluación, los resultados fueron positivos: “Se sintieron maravillosamente bien todos. Trabajan re cómodos y están todos juntos”, afirmó.

Además de mejorar la operativa interna, Ortíz consideró que el cambio también repercute positivamente en la atención al público. Compras atiende al funcionariado Técnico, Administrativo y de Servicios (TAS) y docentes que solicitan procesos de adquisición, mientras que Suministros también interactúa con proveedores. Desde su punto de vista, los cambios repercutieron en una mejora en la atención al público.

El próximo objetivo inmediato del departamento es reorganizar el archivo. Para esto cuentan con el asesoramiento del Archivo General de la Universidad, que ya visitó la Facultad para revisar documentación y continuar acompañando el proceso de clasificación y eliminación.

Otros cambios y temas a futuro

La reubicación de compras dejó disponible su antiguo espacio, que se destinó a otra reorganización estratégica: Intendencia con la Unidad de Gestión Edilicia. Según relató, la sinergia entre ambos perfiles ha sido positiva: “Entre los dos resuelven. Si uno no está, está el otro que entiende del tema. Está funcionando bárbaro”, planteó Ortiz.

Otra de sus prioridades es la elaboración de manuales de procedimiento para cada sector. “Insisto mucho en el tema. Me gusta que la gente haga manuales. Ya he logrado algunos. La idea es que toda la Facultad tenga su manual de procedimiento”, afirmó.

Ortíz también mencionó otro proyecto: la conformación de un comité que cree protocolos ante situaciones de emergencia. La comisión está integrada por funcionarios y funcionarias TAS, incluyendo secretarías de la Dirección de División y el Decanato, personal de compras, la coordinadora de Comunicación, el intendente, la arquitecta de la Facultad y un delegado de la Agremiación Federal de Funcionarios de la Universidad de la República.

Actualmente el objetivo es capacitar al 50% del personal de la Facultad en reanimación cardíaca. El siguiente paso será desarrollar un protocolo de evacuación para actuar ante emergencias en el centro universitario.

Fuente: gestion.udelar.edu.uy